Nama : Hendro Widodo S.
NPM : 13110226
Kelas : 3KA28
Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi secara tertulis
dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi
kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik
penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian
surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau
pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas,
bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan
ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan
secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksu dkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu
dan pengirim
pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan
haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk
kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat
juga harus wajar,
logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik.
Nada surat harus
hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa
asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal
berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu
maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah
yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan
itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap
pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin
penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih
yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai
bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan
ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya
tidak cermat,
tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu,
pahamilah aturan-aturan
tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan
dalam menyusun
surat.
Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku
2. Bahasa jelas atau tidak
bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak
banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan
dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan
pokok
6. Bernalar
7. Menarik atau mengandung rasa
bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat asas
BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT
Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk
surat yang lain
merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat
tersebut adalah bentuk lurus
atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
Penggolongan dan Pembagian Surat
a. Berdasar kepentingan isi
surat:
- Surat pribadi: formal dan non
formal
- Surat dinas: surat keterangan,
surat jalan, surat kelakuan baik,
surat izin, dan sebagainya.
- Surat niaga: surat perkenalan,
surat permintaan penawaran, surat pesanan dan
balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim,
surat-surat
ketatausahaan, dan sebagainya.
b. Berdasar wujud fisik surat:
surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili,
e-mail.
c. Berdasar cara pengiriman:
surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat
elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan:
sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e. Berdasar jumlah sasaran:
biasa, edaran dan pengumuman
f. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya
: sangat penting, penting, biasa.
Bagian-bagian Surat
(1) : kepala surat
(2) : tanggal, bulan, tahun surat
(3) : nomor surat
(4) : lampiran
(5) : hal atau perihal
(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7) : salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
(8b) : isi surat
(8c) : alenia penutup
(9) : salam penutup
(10) : tanda tangan penanggungjawab surat
(11) : nama penanggungjawab surat
(12) : jabatan penanggungjawab surat
(13) : tembusan
(14) : inisial
Contoh-contoh surat
SURAT LAMARAN PEKERJAAN DAN BALASANNYA
A. Surat Lamaran Pekerjaan
1. Pengertian
Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh sesuatu,
sedangkan arti
dari surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh pencari
kerja (pelamar)
untuk kemudian dikirimkan kepada suatu badan usaha atau instansi guna
mendapatkan
pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan
yang
ditawarkan.
Tindakan para pencari kerja mengirimkan surat lamaran pekerjaan akan
menimbulkan
tanggapan dari pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan
pekerjaan atau
jabatan tertentu. Tanggapan itu dapat berupa panggilan testing terhadap
pelamar,
penolakan lamaran, dan jika memenuhi syarat pelamar akan dipanggil
untuk bekerja.
2. Tata Cara Menulis Surat
Lamaran
Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan
hal-hal
berikut.
a. Menyebutkan data pribadi
pelamar yang meliputi:
1). nama lengkap;
2). tempat dan tanggal lahir;
3). jenis kelamin;
4). agama;
5). status kewarganegaraan;
6). keterangan sudah atau belum
menikah;
7). alamat atau tempat tinggal
yang mudah dihubungi.
b. Riwayat pendidikan dan ijazah
yang dimiliki, meliputi:
1). Pendidikan formal, misalnya
SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas
(jika ada);
2). Pendidikan informal,
misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin,
Komputer, Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lain-lain.
c. Kecakapan khusus yang
dimiliki, misalnya menyetir mobil, mendisain ruangan.
d. Pengalaman bekerja yang
sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalaman
bekerja di bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan
kemampuan
bekerja untuk jabatan yang dilamarnya berdasarkan pendidikan yang
dimiliki.
Balasan Surat Lamaran Pekerjaan
1. Surat Panggilan
Setelah menerima surat-surat lamaran, suatu badan usaha, kantor atau
instansi yang
bersangkutan memberikan tanggapan, yang biasanya berupa panggilan.
Surat
panggilan lazimnya berisi panggilan untuk datang ke perusahaan atau
instansi yang
bersangkutan untuk suatu wawancara, testing, atau latihan-latihan tugas
yang lain.
2. Surat Penolakan
Apabila lowongan sudah terisi ataupun suatu badan usaha menolak lamaran
yang
diajukan oleh seseorang karena dianggap tidak memenuhi syarat, maka
instansi atau
badan usaha tersebut akan mengeluarkan surat penolakan. Surat penolakan
lazimnya
dituliskan secara halus, disertai dengan alasan-alasan penolakan yang
masuk akal dan
diusahakan bersifat simpatik agar tidak menyinggung.
Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Berpengalaman
Rusliyawati
Jl.
Ratu Dibalau 79
Bandar Lampung
35467
20
Juni 2006
Yth. Direktur Personalia
PT Cahaya Lintas Cemerlang
Jl. Melawai III No. 6
Blok M – Jakarta 12310
Dengan hormat,
Hal : Lamaran Pekerjaan untuk Jabatan Perancang
Grafis
Setelah membaca iklan di harian
Kompas tanggal 17 Juni 2006,
tentang formasi jabatan
perancang grafis, saya tertarik untuk mengisi jabatan tersebut.
Sesuai dengan persyaratan yang diminta, saya terbiasa bekerja dengan PC
dan Macintosh. Saya
juga menguasai program
macromedia freehands, adobe
photoshop, adobe illustrator, dan
berbagai program lain yang terkait dengan pembuatan grafis. Selama dua
tahun saya telah
bekerja pada jabatan yang sama di sebuah surat kabar Lampung. Dalam
berkomunikasi sehari-hari saya mampu menggunakan bahasa Inggris dengan baik.
Untuk melengkapi keterampilan,
saat ini saya sedang mengikuti kursus bahasa Jepang.
Berdasar pengetahuan dan pengalaman kerja yang saya miliki, saya yakin
dapat menangani
pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan grafik di perusahaan
periklanan yang
Bapak/Ibu pimpin. Jika diperlukan, saya akan mengikuti uji keterampilan
dan wawancara
dengan senang hati.
Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan daftar riwayat hidup,
fotokopi ijazah, transkrip
nilai, dan foto terakhir.
Semoga Bapak/Ibu berkenan mengabulkan lamaran ini. Atas perhatian yang
diberikan
saya mengucapkan terima kasih.
Hormat
saya,
Rusliyawati, A.Md.
Sumber:
